Waarom voorbereiden?
Een goed dossier maakt de opname controleerbaarder.
Een EP-U-adviseur neemt het gebouw altijd ter plaatse op. Documenten vervangen die gebouwopname niet. Ze helpen wel om oppervlakten, gebruiksfuncties, bouwdelen, rekenzones en installaties doelgericht te controleren. Bij een bedrijfsverzamelgebouw of gemengd pand kan dat al vóór de afspraak duidelijk maken hoeveel registraties nodig zijn.
Voor kenmerken die niet zichtbaar zijn, is controleerbaar bewijs extra belangrijk. Denk aan isolatie achter een afwerking, een specifieke glasprestatie of het rendement van een installatie. Kan de adviseur een eigenschap niet waarnemen en ontbreekt bruikbaar bewijs, dan schrijft de methodiek uitgangspunten of standaardwaarden voor.
RVO benadrukt dat een goed documentatie- en opleverdossier belangrijk is voor een efficiënte bepaling volgens NTA 8800. Bij gebouwen met meerdere gebruiksfuncties moet bewijsmateriaal bovendien per rekenzone of gebouwdeel kunnen worden gekoppeld.
Complete checklist
Leg deze vijf groepen informatie klaar.
Stuur beschikbare bestanden bij voorkeur vooraf digitaal en gebruik herkenbare bestandsnamen per gebouw, unit of installatie.
Object, functie en gewenste registratie
Hiermee kan de adviseur bepalen welke gebouw- of gebruiksdelen in de EP-U-opname vallen.
- Adres, eventuele subadressen en contactpersoon op locatie
- Geschatte gebruiksoppervlakte per functie of unit
- Gebruik van ieder gebouwdeel, zoals kantoor, winkel, horeca, zorg, onderwijs of industrie
- Gewenste verkoop-, verhuur- of opleverdatum
- Bestaande energielabels of eerdere energieprestatieberekeningen
Tekeningen en gebouwindeling
Goede tekeningen versnellen de geometrie- en zonecontrole, maar worden altijd aan de feitelijke situatie getoetst.
- Plattegronden met maatvoering en ruimtenamen
- Gevelaanzichten en doorsneden met verdiepingshoogten
- Overzicht van units, huurgrenzen, adressen en algemene ruimten
- Revisietekeningen na verbouwing, uitbreiding of functiewijziging
- Een NEN 2580-meetrapport indien dit al beschikbaar is
Gebouwschil en uitgevoerde verbeteringen
Niet-zichtbare isolatie of glasprestaties moeten met bruikbaar, projectspecifiek bewijs aantoonbaar zijn.
- Bouwkundige bestekken en isolatiespecificaties
- Facturen met materiaal, dikte, hoeveelheid en uitvoeringsadres
- Foto's van isolatie vóór afwerking, herkenbaar per bouwdeel
- Productinformatie of kwaliteitsverklaringen van glas, panelen en deuren
- Opleverstukken van dak-, gevel-, vloer- of glasrenovaties
Gebouwgebonden installaties
De EP-U-berekening gebruikt technische kenmerken van de installaties die het binnenklimaat, tapwater en de verlichting verzorgen.
- Typeplaten, productbladen en schema's van verwarming en koeling
- Ventilatie- en luchtbehandelingsschema's, inclusief warmteterugwinning
- Gegevens van warmtapwaterinstallaties en circulatie
- Verlichtingsplannen, armatuurtypen en aanwezige regelingen
- Gebouwbeheersysteem, zoneregeling en klok- of aanwezigheidssturing
- Facturen en specificaties van zonnepanelen of andere gebouwgebonden opwekking
Toegang en praktische voorbereiding
Een complete opname vraagt toegang tot alle relevante ruimten en installaties zonder de bedrijfsvoering onnodig te verstoren.
- Sleutels of begeleiding voor verhuurde units en technische ruimten
- Veilige toegang tot dak, ketelruimte, luchtbehandeling en meterkasten
- Vooraf gemelde veiligheids-, parkeer- of aanmeldprocedures
- Contactgegevens van gebouwbeheerder of installatiebeheerder
- Een overzicht van ruimten die op de opnamedag niet toegankelijk zijn
Bruikbaar bewijs
Niet ieder bestand bewijst automatisch een kenmerk.
De adviseur beoordeelt of informatie aan het gebouw en het relevante bouwdeel kan worden gekoppeld. Een algemeen productbrochuretje zonder relatie met het object is daarom iets anders dan een factuur, uitvoeringstekening of foto waarop plaats en materiaal herkenbaar zijn.
Meestal goed te beoordelen
- Revisietekeningen die overeenkomen met de actuele situatie
- Facturen met product, hoeveelheid, datum en uitvoeringsadres
- Uitvoeringsfoto's waarop bouwdeel en materiaal herkenbaar zijn
- Typeplaten en productbladen van de aanwezige installatie
- Door gebouwbeheer verstrekte installatie- en zoneschema's
Vaak onvoldoende zonder aanvulling
- Een algemene mededeling dat het pand is geïsoleerd
- Een brochure zonder aantoonbare relatie met het gebouw
- Een energierekening of schatting van het werkelijke verbruik
- Foto's zonder herkenbare locatie, dikte of productspecificatie
- Oude tekeningen die niet overeenkomen met verbouwingen
Groot of gemengd gebouw
Bundel informatie per gebouwdeel en functie.
Bij een groot kantoor, bedrijfshal met kantoor of bedrijfsverzamelgebouw is één map met losse bestanden snel onoverzichtelijk. Maak daarom een eenvoudige objectlijst met adres, unit, gebruiksfunctie, oppervlakte, gebruiker en beschikbare stukken. Geef tekeningen en installatiegegevens dezelfde object- of unitnaam.
Vermeld ook welke ruimten collectief zijn en welke installaties meerdere units bedienen. Daarmee kan de adviseur de opnamevolgorde, benodigde toegang en mogelijke registraties vooraf voorbereiden. Voor gebouwen vanaf circa 1.000 m² of met veel functies en installaties maken we eerst een projectvoorstel.
Voor de opnamedag
Laatste controle in vijf minuten.
- 01Zijn adres, functies, units en gewenste deadline doorgegeven?
- 02Zijn tekeningen en bewijsstukken digitaal gedeeld?
- 03Zijn technische ruimten, daken en verhuurde zones toegankelijk?
- 04Weet de beheerder of installateur wanneer de adviseur komt?
- 05Zijn bekende verbouwingen en gewijzigde installaties gemeld?